Google documenten voor trainers

Als bestuur genereren wij honderden documenten per jaar. Om te verhinderen dat deze documenten verloren gaan doordat ze op de PC staan van iemand die de club verlaat, verzamelen wij deze documenten op Google onder de naam gymka.vzw@gmail.com

Nu hebben wij besloten dat sommige van deze documenten niet nuttig zijn voor leden, maar wel voor trainers. Daarom beslisten we om een nieuwe Google webruimte te maken (is toch gratis) waarop het bestuur documenten kan delen die interessant zijn voor onze trainers.

Hieronder de e-mail die hieromtrend verstuurd werd naar trainers@gymka.be:


Beste trainers,
Vanaf vandaag kan je je aanmelden op Google via het GymKa e-mailadres voor trainers. Daar hebben we een ruimte voorzien met documenten die trainers mogelijk nodig kunnen hebben:
* Trainerslijst (handig voor als je eens vervanging moet zoeken)
* Ledenlijst (handig als je je les eens moet afbellen)
* Inschrijvingsformulier 2009-2010
* Aangifteformulier ongevallen (handig als je de vraag krijgt zo een formulier in te vullen, en je bent niet meer in de zaal)
* Onthaalbrochure voor trainers (is momenteel nog leeg, jammer genoeg).

Mocht je onvoldoende overweg kunnen met een computer, vraag gerust uitleg. Langs de andere kant vertellen we geen geheimen op die website, dus je moet je niet meteen zorgen maken als het maar niet wil lukken.

We hebben ook de Google agenda van GymKa gedeeld, dan kan je kijken wat er allemaal op de planning staat (veel!).

Hier een korte uitleg over hoe je je moet aanmelden:

Figuur 1:

* Ga naar www.google.be
* In de rechterbovenhoek klik op aanmelden (of eerst afmelden als je al met een andere google-account bent aangemeld).

Figuur 2:

* Vul het e-mailadres in: trainers@gymka.be
* Vul het wachtwoord in: (stond in de mail naar de trainers)
* Klik op aanmelden

Figuur 3:

* Bovenaan kan je nu zien dat je aangemeld bent met trainers@gymka.be
* De tekst “aanmelden” is nu ook geweizigd naar “afmelden”. Als je daar op klikt, ben je terug afgemeld en kan je niet meer aan de GymKa documenten.

Figuur 4:

* Om de documenten te kunnen zien, klik je bovenaan op “meer” en selecteer je dan “documenten”

Figuur 5:

* Als het goed is, krijg je nu een overzicht van alle documenten die het bestuur met de trainers heeft gedeeld. Je kan de documenten enkel bekijken, niet bewerken.
* Je kan wel zelf documenten toevoegen aan de lijst.


Behalve documenten, moet je ook eens een kijkje nemen naar de agenda. Probeer daar de kalender van GymKa in beeld te krijgen (gymka.vzw@gmail.com), en je bent helemaal mee.

Veel succes,
Tom Van Hauwaert

Voorzitter GymKa